第一章 公文概述
一、公文常识
公文又称公务文书，是国家机关、党派团体和企事业单位在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定体式的书面语言工具。
公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。
国家行政机关公文特指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效率和规范体式的公务文书。
公文处理，具体包括公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。
二、公文特点
⒈突出政治性。
⒉恪守法定性。
⒊保持权威性。
⒋注重保密性。
⒌讲究规范性。
⒍围绕事物性。
三、公文文体
公文具有应用文的基本属性（即直接应用性、全面真实性、结构格式规范性），是一种特殊的应用文，表现在被强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。
四、公文格式
公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。公文格式具有较强的规范性。公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。
根据《国家行政机关公文处理办法》，公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制机关和印刷日期等部分组成。
（一）文件开头部分。
文头部分位于首页上部，一般占1/3至1/5左右，包括：
⒈秘密等级 根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
⒉缓急程度 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
⒊文件名称 由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成。这种形式称版头、文头，采用大号黑变体或宋体字在公文首页上端套红标识。
⒋发文字号 应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
⒌签发人 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“签发人”用3号仿宋体字，后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，字号应小于标题字号。
（二）主体部分
⒈公文标题 应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由、公文各类三部分组成。有红头时，在红线下面第一行，居中安排；没有红头时，放在首页上端第一行，居中安排。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
⒉主送机关 指公文的受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。从左至右顶格排列，回行继续顶格。如主送机关不止一个，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔。常用3号仿宋体字印刷。
⒊正文 是公文的核心，用于表达公文的内容。一般由开头、主体、结尾三部分组成。层次序数：一、（一）1.（1）；用阿拉伯数字。
⒋附件 位于正文后，成文时间前。应注明附件顺序和名称。
⒌发文机关 指公文的作者，位于正文末尾的右下侧。联合行文时应将主办机关排列在前。常用3号或4号楷体字印刷。
⒍成文时间 以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出时间为准。
⒎印章 公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发出机关都应加盖印章。盖法：行政机关上不压正文，下压日期，原则是骑年盖月，印章页必须有正文；党的公文，上不压正文，下不压日期。
（三）文尾部分
⒈附注 附注是需要说明的事项，应加括号标注。位于成文时间的左下端。
⒉主题词 代表公文内容和归属类别的最关键性的词语，由规范性名词、名词性词组构成，不少于2个，最多不超过5个，加注顺序是类别词、类属词、文种，之间空一字。
⒊抄送单位 抄送机关指除主送外需要执行或知晓公文的其他机关。上级机关在前，下级机关在后；同类机关按平时习惯，要用顿号、逗号、分号。
⒋印发说明 印发机关、印发日期、印发份数等。
第二章 公文写作要则
一、基本要求
（一）合“法”、规范
合“法”，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示的规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。
规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立异”。规范是公文的一大特点，也是公文的生命。
（二）求实、准确
求实，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决问题；要忠实地反映情况和问题，不作任何夸大、缩小和虚构。
准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷，均必须准确无误，不允许有任何欠缺，失当或失真。
（三）文体、完整
合体，首先是文体要正确，务必使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。其实语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。
完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，以减少沟通次数，提高沟通效率。
（四）简明、清晰
简明，即要求尽量用简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。
清晰，即要求各种文稿上的字迹要清楚，字体要标准、工整、避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。
（五）严谨、耐久
严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切，不生歧义，没有漏洞。
耐久，即要求公文的制成材料应持久耐用，以保证公文的有效物质存放，使其即能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的效用。
二、行文规则
（一）行文规则的含义指国家行政部门在制定行文时，在行文数量、行文关系、行文方向和行文方式方面应共同遵守的规程和准则。
（二）行文规则基本要求
1.根据发文机关与收文机关间的关系行文。一是领导和被领导的关系，同一组织系统中的上下级；二是指导与被指导的关系，同一专业系统中的上级主管部门和下级主管部门；三是平行关系，同一系统中的同级机关；四是不相隶属关系，非同一组织系统的各机关。
2.要选择合适的行文方式，一般不能越级行文。
第三章 几种常用文体的写作
一、通知
(一)适用范围和特点
1.适用范围
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2.基本特点
（1）应用广泛，适用频率高。具有指示工作、周知事项、批转转发文件等多种功能，故有“公文轻骑兵”之称。
（2）行文方向的限制不严格，基本上是下行文，可送同级或不隶属关系单位。
（3）具有较强的时效性。
（4）内容单纯，一文一事，行文简便。
（二）分类
按照功能和用途的不同，可分为：指示性通知、经转性通知、知照性通知、会议通知。
（三）结构
⒈标题。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。
⒉受文对象。如有几个并列的受文对象，相互间要用顿号隔开。
⒊正文。一般包括通知缘由、通知事项、事项分析和执行要求。
⒋落款和发文日期。
（四）写作要求
⒈语言简洁明快，通俗易懂。
⒉不同类型通知的要求。
（1）指示性通知。正文一般包括行文依据（客观情况、上级要求等）或目的意义，上级指示的精神及其具体化，执行要求及有前注意事项等。后两部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再予以阐述发挥使之具体化、明确化。
（2）经传性通知。此类通知中被转发、被批转的文件其实是正件，所以不能在正文后标注“附件说明”；被转发被批转的文件不能加书名号；通知的文尾要放在被转文件之后；被转发文件的文头、文尾删除，只在标题下标注发文机关和发文日期；为了避免重复，可以省略介词关于。
（3）知照性通知，不加评论，只是客观告知。
（4）会议通知。要求对会议内容、会议时间、会议地点、参会人员、会议要求写清楚具体。
二、请示
（一）适用范围和特点
1.适用范围
请示适用于向上级机关请求请示、批准。请示属于陈请性公文。
2.基本特点
（1）广泛性，各机关对自己无权或无法决定和处理的问题都可以向上级请示。（2）单一性，主题的单一性和主送机关的单一性。（3）强制回复性。（4）时效性。
（二）结构
（1）标题。一般包括发文机关、事由、文种，其中发文机关经常被省略。（2）主送机关。（3）正文。一般包括请示缘由、请示事项、尾语。尾语一般有“当否，请批复”、“妥否，请批复”、“请审核批复”。（4）落款和成文日期。（5）联系人的姓名和电话。
三、报告
（一）适用范围与特点
1.适用范围
报告属陈述性公文，用于上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。
2.基本特点
（1）陈述性。（2）沟通性。（3）单向性。（4）制度性。
（二）结构
（1）标题，发文机关、事由、文种三部分。（2）主送机关。（3）正文，报告缘由、报告事项、结束语三部分。（4）落款和成文日期。
四、函
（一）适用范围与特点
1.适用范围
行政系统的函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函属于商洽性公文。
2.基本特点。
（1）多向性。行政对不相隶属的机关；党的以平行为主，多用不相隶属机关，但可用于上行和下行。（2）灵活性。行文方向自由，形式、写法、制法、传递上灵活。（3）单纯性。一函一事，篇幅短小精悍。
（二）分类
分为发函和复函。
（三）结构
1.标题。发文机关、事由、文种。
2.主送机关。
3.正文。一般由缘由、事项、尾语组成。
（1）发函。a.发函缘由。b.发函事项。c.尾语。一般提出复函的希望和要求，常用“盼复”、“请予批准”、“即请函复”；如无函复要求时，可用“特此函告”、“特此函达”等。
（2）复函。a.函复缘由。一般以引述来函的日期、文号或标题为起首语，然后以“经研究，现答复如下”、“经查”等过渡引起下文。b.复函事项。c.尾语。多用“特此函复”、“专此回复”等尾语。
4.落款和成文日期。
第四章 教育信息宣传工作
一、教育信息的重要性
⒈上级领导参考、决策的需要。
⒉促进学校管理和工作开展的需要。
⒊是构建学校良好外部环境的需要。
二、教育信息的写作要求
⒈内容真实。所反映的内容、涉及的情况，必须严格遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果，所有要素都要真实，所有的数据都要确凿。虚构编造不行，移花接木、添枝加叶也不行。
⒉内容新颖。要反映新事物、新动向、新思想、新趋势、新举措、新角度，要反映学校工作的特色、抓住学校工作的亮点。
⒊报道及时。写作要快，制作、发送简易迅速，尽量在第一时间里了解到最新的现实情况。新闻界有个说法叫“抓活鱼”，时间拖久了，鱼不活了，味道也不鲜美了。
⒋内容简洁。是指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓。
第五章 公文处理
一、含义
公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实其管理职能的重要形式。
公文处理具体包括公文拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。
二、原则
⒈法制原则，即通过法律、法规、规章和制度对公文处理活动加以调整和规范。
⒉实事求事原则，一切从实际出发，使判断合乎实际，方法措施切实可行。
⒊全面质量原则，必须追求其全部质量指标的优化，创造全面的优质。
⒋时效原则，必须有高度的时间观念，及时而适时地处置各种事务，维护公文在特定时间范围内的有效性。
⒌集中统一原则，各类工作人员要接受集中统一领导，要遵守统一的公文处理制度。
⒍党政分工原则，明确党政的职责范围，以保证工作的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领导作用。
⒎保密原则，确立保密观念，严格执行保密规定，严格保守党和国家及团体的秘密。
⒏简化原则，为使用工作更有效率，更加优质，应在保证其具有相同功能的前提下，以各种方式对有关事务化繁为简。
三、任务
公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地拟制、办理、传递、管理、处置公文，为公务活动的正常进行提供服务。其主要内容包括：
1.发文办理。包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
2.传递公文。电信传递、普通邮政传递、机要通信传递、普通直接投递、机要交通传递和文件交换站传递。
3.收文办理。包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
4.处置办毕公文。包括立卷归档、清退、销毁或暂存。
5.管理公文。文秘部门或专职人员对公文统一进行收
发、审核、清退、保管、立卷归档等工作。